Yeni Normal Düzen: Görüntülü Konuşmalarınızı Nasıl Daha Verimli Gerçekleştirebilirsiniz?
Koronavirüs sebebi ile birçok şirket yeni çalışma düzenine geçti. Artık şirketler evden çalışmaya ve işleri evden yürütmeye başladı. Evden çalışma düzeni artık yeni normalimiz olabilir. Bu düzene alışırken ve evden toplantılarımızı gerçekleştirirken toplantılarınızı ve görüntülü konuşmalarınızı daha verimli geçirebilmeniz için 7 ipucu yazdık. Afiyetle tüketiniz :)
1- Uygulamanızı Seçin
Mevcut bol seçeneklerden (WebEx, Zoom, GoToMeeting, Adobe Connect ve Skype Kurumsal) iyi yazılımları seçin. Bu tür yazılımlar konuşmaları yönetir, herkesin aynı konuşmada olmasını sağlar, katılımcıların konuşmaya katılmasına veya soru sormasına izin verir ve herkesin konuşmayı takip etmesine yardımcı olmak için yorum ve mesajların kaydeder.
2- Gündeminizi İyi Belirleyin
Çevrimiçi bir toplantı için insanları bir araya getirmek çok çaba gerektirir, bu nedenle toplantı sırasında daha fazla zaman kaybetmemek idealdir. Önceden planlanmış ve iyi belirlenmiş bir gündeminiz varsa, katılımcıların daha verimli olma ihtimali artar. Herkesin neye katkıda bulunacağını bilmesi ve buna göre hazırlanabilmesi için gündemi iş arkadaşlarınızla önceden paylaşın.
3- Samimi Bir Konuşma ile Başlayın
Katılımcılar arasındaki ilk buzu kırmak ve başlangıçta olumlu bir atmosfer yaratmak için, samimi bir dil harika bir araçtır. Gerginliği azaltır ve katılımcıları daha fazla katkıda bulunmaya istekli bırakarak sosyal engelleri aşar.
4- Etkileşimde Kalın
Sıkıcı toplantılarda durmak zor. İnteraktif yaparak toplantınızı eğlenceli hale getirmelisiniz. Toplantıyı daha heyecanlı hale getirmek için zaman zaman iyi görseller veya canlı etkileşimler kullanın. Katılımcıların toplantı teması etrafında sanal bir oyun oynamasına veya oturumun arasında önemli bir tartışma noktasında katılımcı girdileri aramak için anket oluşturmasına izin verin.
5- Ortamı Yumuşatın
Toplantıda ara sıra gündelik olaylardan bahsetmek iyi gelebilir. İnsanların konuşmadan kopmamasına yardımcı olur. Yerinizdeki hava durumunu anlatarak veya güncel bir şaka yaparak, katılımcıları dinlendirin.
6- Toplantıyı Kısa Tutun
Ekstra uzun toplantılarla katılımcıların dikkat sürelerini azaltmayın. Toplantı yaparken 30 ila 60 dakika arasında yapmak iyi bir süredir. Başlangıçta kararlaştırılan zaman çizelgesine sadık kalın.
7- Toplantınızı Gözden Geçirin
Bittikten sonra kendi toplantınızı gözden geçirin. Katılımcılara en çok hangi parçaları veya anları sevdiklerini ve hangilerini en az sevdiklerini sorun. "İş arkadaşlarınızı faydalı kılan nedir? Toplantıyı daha iyi hale getirmek için atlanabilecek veya eklenebilecek bir şey var mıydı?" gibi sorular sorun. Daha sonraki toplantılarınızın kalitesini artırabilmeniz için onları dürüst geribildirim sağlamaya teşvik edin.
